Svar kunderne
Send Neos udkast, ret det, eller skriv dit eget svar med skabeloner, vedhæftninger og signatur.
Når du åbner en mail eller en formular under Henvendelser, har Neo som regel allerede skrevet et udkast. Du kan sende det, rette det eller skrive dit eget. Svaret sendes fra jeres egen mailkonto, i samme tråd som kundens mail.
Send Neos udkast
Åbn henvendelsen. Under kundens besked står Neos udkast, foldet sammen til fire linjer.
Tryk Vis hele udkastet og læs det. Knappen Send svar kommer først frem, når du har set hele teksten, du kan ikke sende noget, du ikke har læst.
Vil du ændre noget, så tryk Ret, skriv i teksten og tryk Færdig. ⌘↵ sender direkte fra feltet.
Tryk Send svar. Knappen viser Sender… og derefter Sendt.
Ved udkastet findes også Kopiér og Skriv igen, hvis du vil have Neo til at prøve igen.
Mangler Neo en oplysning, står det under udkastet: Neo mangler: …. Tryk Spørg kunden, så åbner svarfeltet med en venlig mail, der beder om det, der mangler.
Har Neo ikke læst henvendelsen endnu, står der en knap: Lad Neo skrive et udkast.
Giv Neo besked: tommelfinger op eller ned
Til højre under udkastet står Var udkastet nyttigt? med en tommelfinger op og ned.
- Op er ét klik.
- Ned beder dig skrive kort, hvad der var galt, og tryk Send.
Det er det, Neo lærer af. Ti gode i træk i en kategori låser op for, at hun må svare selv. Et uændret udkast, du sender, tæller også som en god. Læs mere i Autosvar.
Skriv dit eget svar
Nederst i sagen står svarfeltet (Svar …). Klik på det, eller tryk r i listen, så folder det sig ud. Øverst kan du skifte mellem Svar og Intern note.
I svarfeltet kan du:
- Vedhæfte filer med papirclipsen.
- Indsætte en skabelon med dokument-ikonet.
- Rette emnet.
- Indsætte udkast, hvis du vil starte fra Neos tekst.
- Vælge, hvilken konto der sendes fra, hvis I har flere.
- Send senere med uret ved siden af Send: vælg dato og tidspunkt (24-timers format, fx 14:30).
En Intern note kan kun kolleger se. Skriv @ og et navn for at nævne en kollega.
Skabeloner
Skabeloner er faste svar, I sætter ind med ét klik. Når du indsætter en, bliver pladsholderne udfyldt:
[navn]bliver kundens fornavn.[fulde navn]bliver kundens fulde navn.
Skabelonerne oprettes af en administrator under Integrationer → Mail. De samme skabeloner kan bruges på Email-siden.
Signatur
Signaturen hører til mailkontoen. En administrator sætter den under Integrationer → Mail, når kontoen redigeres, og den kan også rettes, mens du skriver på Email-siden. Den sættes selv ind, når du skriver en mail på Email-siden. I svarfeltet under Henvendelser kommer den ikke med af sig selv, så skriv din hilsen i teksten, eller brug en skabelon.
Har henvendelsen ingen mailadresse (fx et opkald eller en formular uden mail), kan du ikke svare pr. mail. Brug en intern note, eller ring kunden op.